Dù thư điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi, nhưng có rất ít người biết những nghệ thuật để viết một email hiệu quả.
Tháng 7 năm 2008, Gov. Mark Sanford sống tại Nam Carolina gửi một e-mail tới cô người yêu của mình với những lời tán tụng có lẽ chỉ xuất hiện trong những tiểu thuyết tình yêu của 'thời xa vắng':vẻ đẹp khêu gợi của em trong ánh trăng đêmmờ ảo đã bóp nghẹt trái tim anh. Dĩ nhiên, trong thời đại Internet bùng nổ ngày nay, những bức e-mail kiểu như vậy sẽ được mọi người gán cho cái mác 'sến' hoặc gọi người gửi là một chàng ngốc.
Điều đầu tiên phải ghi nhớ là: Email có tính công cộng cao. Thậm chí nếu bạn nghĩ việc gửi mail từ tài khoản cá nhân của bạn là đảm bảo được những bí mật của mình thì bạn đã nhầm. Nếu có những người muốn đọc e-mail của bạn và chia sẻ cho những người khác thì họ vẫn có cách để thực hiện.
Dù email ngày càng được sử dụng rộng rãi, nhưng có rất ít người biết những nghệ thuật viết một email hiệu quả. Để tham khảo và học hỏi nghệ thuật gửi mail hiệu quả hơn, chúng ta có thể đọc thêm trong 3 cuốn sách nổi tiếng sau: cuốn Send: The Essential Guide to E-mail for Office and Home của hai tác giả Will Schwalbe và David Shipley, cuốn Bit Literacy:Productivity in the Age of Information and E-mail Overload của Mark Hurst, cuốn Emily Post Institute của Peter Post. Đây là những tác phẩm được ra đời sau những nỗ lực nghiên cứu văn hóa gửi e-mail của những chuyên gia, học giả, ...
Tuy vậy, trong những cuốn sách này, có nhiều luận điểm mà các tác giả nêu ra vẫn chứa đựng nhiều sự mâu thuẫn. Nhiều luồng ý kiến trái chiều vẫn dấy lên làn sóng tranh luận không ngừng.
Điều này thêm một lần nữa chứng tỏ rằng những điều nên và không nên trong sử dụng email vẫn chưa ngã ngũ: ngay cả các chuyên gia vẫn còn đang tranh luận một vài điểm. Trong khi Peter Post khẳng định một lời chào lễ phép kiểu như "Dear Mr. or Ms." đi kèm kết thúc lịch sự như "Sincerely" và mỗi e-mail đều đính kèm contact của bản thân là chuẩn mực của cách gửi mail hiệu quả thì Hurst lại có một ý kiến khác. Quan điểm của Hurst là không nhất thiết phải rập khuôn như vậy.
Ở một khía cạnh khác, Post lại nói các Icon cảm xúc không thể có chỗ trong những e-mail của giới doanh nhân. Trái ngược với quan điểm này, Hurst và Schwalbe cho rằng vì sự hài hước trong các email thường rất dễ bị hiểu lầm, các biểu tượng cảm xúc sẽ cho phép bạn biểu lộ cảm xúc khi viết một cách nhanh chóng, hiệu quả. "Cảm xúc là rất cần thiết", Hurst bảo vệ lập trường của mình, "bởi vì nếu không có nó, thì những con người có khiếu hài hước khó có thể truyền tải hết thông tin trong mail".
Điều đầu tiên phải ghi nhớ là: Email có tính công cộng cao. Thậm chí nếu bạn nghĩ việc gửi mail từ tài khoản cá nhân của bạn là đảm bảo được những bí mật của mình thì bạn đã nhầm. Nếu có những người muốn đọc e-mail của bạn và chia sẻ cho những người khác thì họ vẫn có cách để thực hiện.
Dù email ngày càng được sử dụng rộng rãi, nhưng có rất ít người biết những nghệ thuật viết một email hiệu quả. Để tham khảo và học hỏi nghệ thuật gửi mail hiệu quả hơn, chúng ta có thể đọc thêm trong 3 cuốn sách nổi tiếng sau: cuốn Send: The Essential Guide to E-mail for Office and Home của hai tác giả Will Schwalbe và David Shipley, cuốn Bit Literacy:Productivity in the Age of Information and E-mail Overload của Mark Hurst, cuốn Emily Post Institute của Peter Post. Đây là những tác phẩm được ra đời sau những nỗ lực nghiên cứu văn hóa gửi e-mail của những chuyên gia, học giả, ...
Tuy vậy, trong những cuốn sách này, có nhiều luận điểm mà các tác giả nêu ra vẫn chứa đựng nhiều sự mâu thuẫn. Nhiều luồng ý kiến trái chiều vẫn dấy lên làn sóng tranh luận không ngừng.
Điều này thêm một lần nữa chứng tỏ rằng những điều nên và không nên trong sử dụng email vẫn chưa ngã ngũ: ngay cả các chuyên gia vẫn còn đang tranh luận một vài điểm. Trong khi Peter Post khẳng định một lời chào lễ phép kiểu như "Dear Mr. or Ms." đi kèm kết thúc lịch sự như "Sincerely" và mỗi e-mail đều đính kèm contact của bản thân là chuẩn mực của cách gửi mail hiệu quả thì Hurst lại có một ý kiến khác. Quan điểm của Hurst là không nhất thiết phải rập khuôn như vậy.
Ở một khía cạnh khác, Post lại nói các Icon cảm xúc không thể có chỗ trong những e-mail của giới doanh nhân. Trái ngược với quan điểm này, Hurst và Schwalbe cho rằng vì sự hài hước trong các email thường rất dễ bị hiểu lầm, các biểu tượng cảm xúc sẽ cho phép bạn biểu lộ cảm xúc khi viết một cách nhanh chóng, hiệu quả. "Cảm xúc là rất cần thiết", Hurst bảo vệ lập trường của mình, "bởi vì nếu không có nó, thì những con người có khiếu hài hước khó có thể truyền tải hết thông tin trong mail".
Bỏ qua những tranh luận, có một số quy tắc sử dụng email mà các chuyên gia đã đi đến thống nhất. Một trong những quy tắc quan trọng nhất là: hãy đi thẳng vào vấn đề. Viết mail một cách ngắn gọn và đầy đủ thông tin, không rườm rà. Tránh việc có những đoạn quá dài bằng cách viết thành nhiều đoạn nhỏ hoặc dùng dấu hiển thị. Hãy luôn nhớ rằng mọi người đều rất bận rộn và mình phải gửi một e-mail dễ hiểu, dễ đọc.
Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt.
Một nhắc nhở: nếu nhận được một email có nội dung xúc xiểm hoặc đầy giận dữ, đừng trả lời ngay. Cảm xúc tiêu cực lúc đó có thể sẽ ''leo thang'' rất nhanh thông qua email. ''Cứ delete nó cho rồi'' là lời khuyên của Hurst dành cho những ai không may nhận được những email kiểu này.
Hoặc như có một ý kiến khác cũng khá thú vị là: Hãy nhấc máy điện thoại và gọi lại cho họ!
Ngoài ra còn một số lưu ý nữa như: tránh việc gửi nhầm địa chỉ mail. Đây là một điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.
Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai.
